5 дел, которые нужно выполнить главному бухгалтеру на новом месте работы

© victoruler / Фотобанк Фотодженика

Недавно мы рассматривали судебную практику по вопросу ответственности главного бухгалтера за нарушения, допущенные в период работы его предшественника на этой должности. Приведенные судебные решения достаточно наглядно демонстрируют подход ревизоров и судей к избитому вопросу "Кто виноват?" в таких ситуациях - судьи склонны возлагать ответственность за ошибки бывшего на действующего главбуха. И если бухгалтер не хочет стать "фигурантом по делу", стоит вооружиться классическим лозунгом "Спасение утопающих - дело рук самих утопающих" и максимально обезопасить себя от претензий проверяющих. Тем более что некоторые процедуры при смене главного бухгалтера обязательны в силу прямого указания закона. Принимаем во внимание также замечания, сделанные ревизорами и судьями.

Итак, что должен сделать главный бухгалтер при назначении на новое место работы.

Шаг 1. Документально подтвердить факт передачи документов и баз данных

Инструкция № 157н обязывает при смене руководителя учреждения и / или главного бухгалтера обеспечить передачу документов бухгалтерского учета. Порядок передачи определяется в рамках учетной политики.

Акт приема-передачи дел – обязательный документ, с которого начинается работа бухгалтера на новом месте. Описи должны максимально подробно раскрывать состояние учета. В случае чего, они помогут доказать руководителю и ревизорам, в каком состоянии досталась бухгалтерия новому сотруднику, и снять с него ответственность за недочеты и ошибки предыдущего главбуха.

Помните, что первичные / сводные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерская / финансовая и налоговая отчетность подлежат хранению не менее пяти лет после отчетного года. Аналогичное по сути требование предусмотрено и для документов учетной политики и других документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Таким образом, приему-передаче подлежат все документы, относящиеся к указанному периоду. Не забудьте также отразить в акте факт отсутствия документов, которые обязательно должны быть в бухгалтерии, но не предъявлены при передаче дел.

Шаг 2. Провести ревизию налоговой отчетности

Конечно, в числе документов, подлежащих передаче новому главбуху, будут налоговые декларации, расчеты по страховым взносам, уведомления. Напомним, что за несвоевременное представление отчетности по налогам и взносам учреждению грозит штраф по НК РФ. Также оштрафовать может СФР за нарушение срока либо представление неполных и / или недостоверных сведений для индивидуального (персонифицированного) учета, а также за несоблюдение страхователем порядка представления сведений – если страхователь, обязанный представлять сведения в электронной форме, представил их на бумажном носителе.

Поэтому убедитесь, что за отчетные периоды, в которых работал ваш предшественник, в ИФНС и внебюджетные фонды сдана вся необходимая отчетность. Особенное внимание – документам за те периоды, которые еще подлежат камеральной / выездной налоговой проверке.

Шаг 3. Организовать инвентаризацию расчетов, активов и обязательств

Если на бывшего главного бухгалтера была возложена материальная ответственность, проведение инвентаризации при его увольнении обязательно! В ином случае инициируйте такое контрольное мероприятие самостоятельно – инвентаризация позволит проанализировать состав дебиторской и кредиторской задолженности, убедиться в точности учетных данных, исправить ошибки. Ревизоры придерживаются позиции, что при назначении на должность главный бухгалтер обязан провести инвентаризацию, в противном случае ему самостоятельно придется отвечать за допущенные предшественником недочеты и нарушения.

Если учреждение крупное, процесс инвентаризации может оказаться достаточно долгим и трудоемким, поэтому при приеме-передаче дел можно ограничиться выборочной проверкой, в ходе которой сверить расчеты с бюджетом – по субсидиям, налогам, страховым взносам, а также с контрагентами.

Целесообразно также изучить инвентаризационные документы по последней годовой инвентаризации – она является обязательной перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, и без нее нельзя сделать вывод о достоверности отчетности. Убедитесь, что отклонения, выявленные в ходе годовой инвентаризации, впоследствии нашли отражение в регистрах бухгалтерского учета.

Шаг 4. Исследовать учетную политику

Прежде чем приступать к работе, важно уточнить нюансы ведения бухгалтерского и налогового учета в учреждении. Они должны быть прописаны в учетной политике. Наличие этого локального акта в любой организации обязательно!

Убедитесь, что в рамках учетной политики утвержден график документооборота в учреждении. Его отсутствие неизбежно приводит к несвоевременному поступлению и неправильному оформлению первичных документов. Бухгалтеру же он нужен для разграничения ответственности между ним и лицами, ответственными за оформление факта хозяйственной жизни. В противном случае виновным за искажение показателей учета и отчетности, связанное с несвоевременным предоставлением первичных документов или их некачественным исполнением, окажется бухгалтер.

И проверьте, опубликованы ли основные положения учетной политики на сайте учреждения, – неисполнение данного требования может стать причиной судебного разбирательства.

Шаг 5. Зафиксировать ошибки, допущенные в период работы бывшего главного бухгалтера

Все недочеты, ошибки, нарушения, отсутствие документов и пр. обязательно нужно зафиксировать в акте приема-передачи или в отдельном документе. Поставьте в известность руководителя организации, какие нарушения имеют место, – ответственность за них будет нести ваш предшественник.

Ну и, конечно, выявленные ошибки нужно исправить; если речь идет о прошлых годах, то исправления вносим с применением спецсчетов. В результате произведенных исправлений, как правило, меняются входящие остатки на начало года – не забудьте на основании показателей, отраженных в учете в корреспонденции со спецсчетами, сформировать и подать учредителю Сведения об изменении остатков валюты баланса (ф. 0503173, ф. 0503773).

Если ошибки связаны с расчетом налогов и взносов, налоговым периодом для которых является календарный год, допущенные бывшим главным бухгалтером ошибки повлекут искажение налоговой базы в период вашей работы. Пересчитайте и, если требуется, доплатите налоги, уплатите пени, подайте уточненные декларации.